Ажил дээрээ зохион байгуулах нь чухал гэдгийг бид бүгд мэднэ, гэхдээ энэ нь олон хүмүүсийн хувьд үргэлжилж буй тэмцэл юм. Итгэх үү, итгэхгүй байна уу, зохион байгуулалттай байх нь санагдаж байгаа шиг тийм ч аймаар биш юм. Хэд хэдэн хурдан засвар, зарим шийдэл нь таны бодож байснаас хамаагүй хялбар болгодог.
Алхам
4 -ийн 1 -р арга: Өөрийн орон зай, цагийг удирдах
Алхам 1. Үйл ажиллагаагаа хянах
Өдөр тутмынхаа үйл ажиллагааны дэвтэр эсвэл дэвтэр хөтлөхөд хэдэн өдөр зарцуулаарай. Энэ нь таны хийж чадахгүй байгаа зүйлийг яг таг харахад тусална, энэ нь зохион байгуулалт, бүтээмжийн цоорхойг олж харах болно. Энэ дасгалыг том том зорилгоо бодож хийх ёстой. Үйл ажиллагааны бүртгэлээр дамжуулан ямар үйл ажиллагаа нь цаг алдах, ямар үйл ажиллагаа нь таны зорилгыг биелүүлж болохыг харж болно.
Алхам 2. Бүтээмжийнхээ хугацааг тодорхойл
Бидний зарим нь өглөөний хүмүүс, зарим нь өглөөний тухай бодоход уурладаг. Та өдрийн аль цагийг илүү үр бүтээлтэй өнгөрүүлж байгаагаа аль хэдийн мэдэрсэн байж магадгүй юм. Та орой, өглөө, үдийн хоол, эсвэл ажлын өдрийн ид ачааллын өмнө эсвэл дараа нь дуртай байсан ч бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд эдгээр цагийг ашиглаарай.
Алхам 3. Даалгавруудаа эрэмбэл
Зарим даалгавар нь бусадтай харьцуулахад илүү чухал гэдгийг бид бүгд мэднэ, гэхдээ бид үүнийг үргэлж эрэмбэлдэггүй. Тиймээс, жишээлбэл чухал ажлуудыг тэмдэглэх эсвэл одоор тэмдэглэх замаар эрэмбэлэх системийг боловсруулж, шударга, уян хатан байгаарай. Сануулагчийг дижитал хуанли эсвэл компьютер эсвэл ширээн дээрх наалттай тэмдэглэл ашиглан ашиглаарай. Жагсаалтынхаа нэн тэргүүнд тавигдах зүйлд илүү их цаг зав, эрч хүчээ зориулаарай. Жишээлбэл, бизнес дуусах эсвэл маргааш дуусах ёстой зүйлс гэх мэт цаг хугацааны мэдрэмжтэй ажлууд орно. Та мөн үйлчлүүлэгчид, боссууд эсвэл төлбөрөө төлж буй бусад хүмүүст хариу өгөхийг чухалчилж болно. Хэрэв та даалгаврын мэдрэмж, ач холбогдлын талаар сайн мэдэхгүй байгаа бол асуух нь үргэлж сайн байдаг.
Алхам 4. Шуурхай даалгавруудыг тэр дор нь тогш
Бүх ажлуудыг эрэмбэлж, ирээдүйд дуусгах хугацааг төлөвлөх шаардлагагүй. Зарим даалгаврыг төлөвлөх, төлөвлөхдөө биелүүлэхийн тулд бараг цаг хугацаа шаардагддаг. Хэрэв ийм зүйл тохиолдвол та эдгээр ажлуудыг тэр даруй зогсоож чадна, үүнийг ямар ч байсан хий! Шуурхай даалгаврыг цаг алдалгүй хийх нь хойшлуулахаас урьдчилан сэргийлэх болно.
Алхам 5. Эмх замбараагүй байдал, ажлын материалыг зохицуулах
Манай ширээ эмх замбараагүй байдлаас хар салхи руу амархан шилжиж, зохион байгуулалтад саад учруулж байгаа нь ойлгомжтой. Зарим хүмүүс зөвхөн цэвэр ширээн дээр л ажиллуулдаг. Хэдийгээр энэ нь огт шаардлагагүй боловч ажлын талбараа цэвэрлэх арга хэмжээ аваарай.
- Declutter. Хогоо хог дээр хаяж, шаардлагатай материалаа системтэйгээр бөглөнө үү. Боломжтой бол эмх замбараагүй байдлыг арилгах: ажлын өдөр, завсарлагааны үеэр эсвэл ажлын хооронд.
- Өөрийнхөө араас нэн даруй цэвэрлээрэй. Ингэснээр таны оюун санааны оргилд байна. Нэмж хэлэхэд, одоо байгаа эмх замбараагүй байдал нь ирээдүйн эмх замбараагүй байдлын нэг хэсэг болно гэсэн зайлшгүй өдөөн хатгалтаас зайлсхийх болно.
- Шаардлагатай хангамжийг гартаа байлга. Мэдээжийн хэрэг, таны эргэн тойронд байгаа бүх зүйл эмх замбараагүй байдаггүй. Шаардлагатай багаж хэрэгсэлтэй байх нь таны цагийг хэмнэж, үнэ цэнэтэй орон зайгаа зөв ашиглах болно.
Алхам 6. Үйл ажиллагаа, уулзалтын хуваарь гаргах
Зарим хүмүүс хийх ажлын жагсаалтандаа зөвхөн уулзалт хийхээр төлөвлөсөн байдаг. Хамгийн чухал ажлуудыг төлөвлөх, түүнчлэн уулзалт хийх нь тустай байж болох юм. Жишээлбэл, зөвхөн Мягмар, Пүрэв гаригт уулзалт хийх замаар та өдрүүдээ "багцалж" болно. Өөртөө бүтээлч цаг гаргах эсвэл гэнэтийн зүйлийг хүлээж авахын тулд цагийн хуваарь гаргах хэрэгтэй.
- Зохион байгуулагч, хуанли ашиглана уу. Эдгээр нь үзэг, цаас зохион байгуулагч байж болно, эсвэл iCalendar эсвэл Google Now гэх мэт програм хангамжид суурилсан хуанли, хувийн туслах програм байж болно.
- Үйл ажиллагаагаа ангил. Ангилах эсвэл өнгө кодлох үйл ажиллагаа нь хаана чухал болохыг хурдан харуулах боломжийг танд олгоно. Жишээлбэл, захидал харилцаа, төсөл, арга хэмжээ, уулзалт, тархины шуурга, завсарлага, дасгал, биеийн тамирын цаг зэрэг ангилалд багтана.
- Технологио хялбарчил. Жишээлбэл, Outlook гэх мэт онлайн зохион байгуулагчид болон имэйлийн платформууд нь таны хийх ажлын жагсаалт, хуанли, хаягийг нэгтгэж болно. Энэ нь таны үр ашгийг дээшлүүлээд зогсохгүй сэтгэлгээгээ цэгцлэхэд тусална.
- Боломжтой бол төлөөлөгчдийг томил. Ажлын өдрийн галзуу үед бүх зүйлийг өөрөө хийх шаардлагагүй гэдгийг мартах нь амархан байдаг. Туслах ажилтнуудад даалгавар өгөөрэй, эсвэл хэрэв та үнэхээр намагтай байгаа бол хамт ажиллагсдаасаа тодорхой зүйлийг хийж, тодорхой ажилд туслахыг хүс. Дараа нь бүх зүйл удааширсан тохиолдолд та үргэлж буцааж төлж болно.
4 -ийн 2 -р арга: Имэйлийг системтэйгээр шийдвэрлэх
Алхам 1. Төлөвлөсөн цагтаа имэйлийг шалгана уу
Олон мессеж нь бидний бодож байгаа шиг цаг хугацааны хувьд тийм ч мэдрэмтгий байдаггүй тул бид бүгдээрээ ирсэн имэйл хайрцган дээрээ наалдах албагүй. Хэрэв та шууд имэйл дагах шаардлагагүй ажил эрхэлдэг бол имэйлээ төлөвлөсөн цагт өдөрт 3-4 удаа л шалгаарай.
Алхам 2. Файл имэйл
Ирсэн имэйл хайрцагт зурвас овоолохыг зөвшөөрөхийн оронд хавтас, тугуудыг ашиглаарай. Жишээлбэл, Outlook дээрх хавтас, дэд хавтас эсвэл Gmail -ийн шошго, олон ирсэн имэйл хайрцаг нь өмч байж болно. Жишээлбэл, хэрэв та сэтгүүлч бол таны хавтсыг одоогийн түүх, ирээдүйн түүх, хуучин түүх, ярилцлага, эх сурвалж, давирхай ба санаа гэж нэрлэж болно.
Устгах, архивлах. Чухал, хуучин захидал харилцааг архивлаж, үлдсэнийг нь устга. Дээрх жишээнд "Хуучин түүхүүд" нь сэтгүүлчийн архивын хавтас юм. Хуучин имэйлийг устгаж эхэлмэгц хэчнээн олон имэйл бөглөх шүүгээнээс илүү зохистой болохыг та гайхах болно. Зарим хүмүүс "ирсэн имэйл тэг" гэж тангарагладаг бөгөөд энэ нь уншаагүй имэйл (эсвэл ирсэн имэйл дэх тэг имэйл, хугацаа) гэсэн үг юм. Фолдер, шошго ашиглахаас гадна архивын онцлог, зогссон үед хуучин имэйлийг устгах, имэйлийг задлах програмыг ашиглах замаар ирсэн имэйлийг тэг болгох боломжтой
Алхам 3. Илүү үр дүнтэй байх үед бусад харилцааны хэлбэрийг ашиглах
Заримдаа түргэн утсаар ярих нь 10 буцах имэйлийн ажлыг хийж чаддаг. Хэрэв тийм бол дуудлага хийгээрэй! Хэрэв та и-мэйл солилцох нь хэлэлцүүлэг өрнүүлэхийг хүсч байгаа эсвэл нэлээд нааштай байх болно гэдгийг мэдэж байгаа бол заримдаа утсаар ярих нь дээр. Та утсаараа илүү дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах боломжтой байдаг бол та болон хэлэлцүүлгийн нөгөө тал нь урт, цаг хугацаа шаардсан имэйл бичихээс зайлсхийдэг. Та хамт ажилладаг хүн рүүгээ имэйл илгээж, “Надад энэ талаар олон асуулт байна. Магадгүй дуудлага хийх нь илүү хялбар байх болно. Би чамайг 5 -д залгаж болох уу?"
Алхам 4. Тасалдлыг хязгаарлах
Стратегийн завсарлага нь ач тустай боловч ажлын цагаар тасалдах нь тийм ч чухал биш юм. Тасалдал нь таны ажлыг удаашруулж, ажлын хэмнэлийг эвдэж, бодлоо алдахад хүргэж болзошгүй юм. Тиймээс, та хэтэрхий завгүй байгаагаа мэдэж байхдаа мессеж, дуут шуудангаа ашиглаж үзээрэй. Эдгээр хэрэгслүүд нь таныг оффис дээр биеэрээ байхгүй үед зориулагдаагүй болно. Та хэтэрхий намаг болсон үед тэдгээрийг ашиглаж болно. Олон хүмүүс "нээлттэй хаалганы бодлого" баримталдаг боловч та хаалгаа үргэлж нээлттэй байлгах шаардлагагүй. Та хаалган дээр "Хурлын дуудлага үргэлжилж байна" эсвэл "Эзлэгдсэн байна" гэсэн найрсаг тэмдэглэл үлдээж болно. Дараа буцах эсвэл имэйлээр илгээнэ үү."
Алхам 5. Үүлийг ашиглах
Үүлэн тооцоолол нь хямд, өргөтгөх боломжтой, илүү үр ашигтай, илүү хялбар шинэчлэгдэх боломжтой тул үүнийг анхаарч үзэх нь зүйтэй юм. Үүлэн дотор байгаа контент нь ялангуяа төхөөрөмж, компьютер, таблет, ухаалаг гар утас гэх мэт төхөөрөмжүүдээр дамжуулан хандах боломжтой байдаг тул үүл хадгалах сан нь дижитал нөөцлөлтийн үндсэн эсвэл хоёрдогч хэлбэрийн үүргийг гүйцэтгэдэг. Мэдээллийн технологийн менежер эсвэл програм хангамжийн үйлчилгээ үзүүлэгчтэйгээ холбоо бариарай, учир нь танд үүлэн дотор тодорхой хэмжээний чөлөөт дискний зай байгаа эсвэл жилийн төлбөрөөр авах боломжтой.
Алхам 6. Хавчуургыг онлайнаар ашиглах
Гол браузерууд нь хавчуурга хийх чадвартай бөгөөд та дуртай эсвэл хамгийн их очдог вэб хаягаа хурдан, хялбараар хадгалах боломжтой. Мэдээ, салбарын шинэчлэлтийг шалгах чухал сайтуудыг мартахгүйн тулд тэдгээрийн давуу талыг ашиглаарай.
4 -ийн 3 -р арга: Цагийг давуу тал болгон ашиглах
Алхам 1. Олон ажил хийхээс зайлсхий
Бүх шинжээчид үүнтэй санал нэг байгаа бололтой. Хэдийгээр энэ нь хурдан сонсогдож эсвэл ТВ дээр дажгүй харагдаж байгаа ч олон үүрэг даалгавар өгөх нь тийм ч үр дүнтэй биш бөгөөд байгууллагын зохион байгуулалтын үр нөлөөг алдагдуулж болзошгүй юм. Үүний оронд бүх анхаарлаа нэг дор нэг ажилд зориулж, үүнийг зохицуулж, жагсаалтынхаа дараагийн зүйл рүү шилжээрэй.
Алхам 2. Өөртөө зориулж хуваарь эсвэл хуваарь гарга
Аз болоход ихэнх ажлууд өдөр тутмынхаа бүх зүйлийг минут хүртэл төлөвлөх шаардлагагүй байдаг. Гэсэн хэдий ч, таны онцлох үйл явдал, хамгийн чухал ажил, үйл явдлын үндсэн хуваарийг хадгалах нь таныг ажлаа үргэлжлүүлэхэд тусална.
- Тодорхой үйл ажиллагааны цагийн хязгаарыг тогтооно. Зарим даалгавар нь тодорхой хугацааны хязгаар шаарддаггүй боловч бусад нь таны бүтээмжийг нэмэгдүүлэхийн тулд цаг хугацааны параметртэй байх ёстой. Шаардлагатай хугацаанаас илүү их цаг зарцуулдаг ажлуудаа өдрийн турш бодож, ирээдүйд тэдэнд хугацаа хязгаарла.
- Бусад үйл ажиллагаанд нэмэлт цаг төсөвлө. Туршлагаас олж мэдсэн зарим ажил нь хүлээгдэж байснаас илүү их цаг зарцуулдаг боловч энэ нь тийм ч муу зүйл биш юм. Эдгээр төрлийн үйл ажиллагаа, ялангуяа чухал арга хэмжээ, уулзалтуудын хувьд, жишээлбэл, өмнө болон хойно нэмэлт цаг төсөвлөх.
Алхам 3. Таймер апп, секундомер, сэрүүлэгтэй цаг ашиглана уу
Эдгээрийг бага хэмжээгээр ашиглахад үр дүнтэй хэрэгсэл болно. Зарим хүмүүс сэрүүлгээ 10, 15, 30 минутын өмнө хийхээс өмнө урьдчилан сэрэмжлүүлэг өгөх эсвэл үйл ажиллагаа эхлэхээс өмнө буфер хийх дуртай байдаг. Та мөн сануулагчийн сэрэмжлүүлгийг тохируулж болно.
Алхам 4. Үйл ажиллагааг хойшлуулахаас зайлсхий
Хойшлуулах нь зайлшгүй шаардлагатай юу эсвэл энэ хүсэл нь хойшлуулахын жишээ мөн үү гэж өөрөөсөө асуугаарай. Хэрэв та сүүлд нь мэдэрч байвал хүчээ бүү хойшлуулаарай! Гэсэн хэдий ч аливаа үйл ажиллагааг бүхэлд нь эсвэл хэсэгчлэн хойшлуулах нь гарцаагүй тохиолдолд хаанаас зогссоноо тэмдэглэж, тодорхой төлөвлөгөө гаргахаар төлөвлөж байгаарай. Эсвэл та гэнэтийн ослын төлөвлөгөө гаргаж болно. Жишээлбэл, хэрэв та биечлэн хийх уулзалтаа цуцлах шаардлагатай бол оронд нь хурлын дуудлага хийх эсвэл вэб хурал хийх боломжтой.
4 -ийн 4 -р арга: Бие бялдар, оюун санааны хувьд эрүүл байх
Алхам 1. Завсарлага аваарай
Оюун санааны сул зогсолт нь бидний бүтээмжид чухал бөгөөд оюун санааны хувьд эрүүл байдаг. Бид заримдаа ажилдаа маш их автдаг тул шаардлагатай завсарлага авахаа зогсоодоггүй. Завсарлага авах нь бидний ажлын бүтээмжийг дээшлүүлэх шаардлагатай амралтыг өгдөг боловч энэ нь бидэнд нэг алхам ухарч, хийж байсан зүйл нь бидний цагийг хамгийн үр ашигтай ашиглаж байгаа эсэхийг асуух боломжийг олгодог.
Алхам 2. Илүү сайн унт
Зөв унтахгүй бол та маргааш нь ядаргаа, сул дорой байдал мэдрэх болно. Шөнийн долоон найман цаг тасралтгүй унтахыг хичээ.
Алхам 3. Өөрийгөө хамт ажиллагсадтай бүү харьцуул
Манай хамт ажиллагсдын ихэнх ажил нь биднийхээс өөр бөгөөд хүн бүр өөрт тохирсон зохион байгуулалтын арга барилтай байдаг. Хамтран ажиллагсдын хувьд утга учиртай, үр дүнтэй арга нь таны хувьд хамгийн сайн арга биш байж магадгүй юм.
Алхам 4. Байгууллага нь үргэлжилж буй үйл явц гэдгийг хүлээн зөвшөөрөх
Төгс төгөлдөр болно гэж бүү бодоорой. Зохион байгуулалт үргэлжилж байгаа бөгөөд байнгын анхаарал шаарддаг. Та өдөр бүр оновчтой зохион байгуулагдахгүй, гэхдээ жижиг зохион байгуулалт нь таны үр ашгийг дээшлүүлэхэд ихээхэн тус болно.
