Хэрэв хэн нэгэн таны урмыг хугалсан эсвэл танд ямар нэгэн урам хугарах зүйл тохиолдвол сэтгэл дундуур, бухимдсан эсвэл шууд уурлах нь хэвийн үзэгдэл юм. Гэхдээ ихэнхдээ тайван байж, сэтгэлээ цуглуулах нь хамгийн сайн хариулт юм. Сэтгэл санаагаа тайван байлгаж, тайван байдлаа хадгалж байвал өөрийгөө мэргэжлийн түвшинд илэрхийлэх нь тийм ч хэцүү биш юм. Та бухимдлаа имэйл, захидал эсвэл биечлэн илгээхийг хүсч байгаа эсэхээс үл хамааран энэ нь зөв хэлийг ашиглах, өөрийгөө зөв авч явахтай холбоотой юм.
Алхам
3 -ийн 1 -р арга: Мэргэжлийн имэйл илгээх
Алхам 1. Ажилтай холбоотой асуудлын талаар сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэхийн тулд имэйлийг ашиглана уу
Хэрэв та хамтран ажиллагч эсвэл менежерээс сэтгэл дундуур байгаа бол имэйл нь сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэх гайхалтай арга бөгөөд ирээдүйд асуудал гарах тохиолдолд дижитал бүртгэл хөтлөх болно. Хэрэв танд ажлын байрны боломж олгохгүй байгаа бол та имэйл илгээх боломжтой.
- И -мэйл нь таны амралт эсвэл таны санал болгосон санаа гэх мэт хүсэлтийг татгалзсан тохиолдолд даргадаа сэтгэл дундуур байгаагаа мэдэгдэх сайн арга юм.
- Хэдийгээр энэ нь таны сэтгэлийг эмзэглүүлж магадгүй ч ажилд орохоос татгалзсаны дараа дараагийн имэйлийг илгээх нь үргэлж сайн санаа юм.
Алхам 2. Хэрэв та анхны имэйл бичиж байгаа бол богино, шууд сэдэв бичих
Товч бөгөөд ойлгомжтой, имэйл нь сэдвийн мөрөнд юу болохыг тодорхой зааж өгнө үү. Имэйлээ илүү мэргэжлийн харагдуулахын тулд урт өгүүлбэр эсвэл бүдүүлэг үг хэллэг ашиглахаас зайлсхий, ингэснээр хүлээн авагч үүнийг илүү нухацтай авч үзэх болно. 5 үгээс хэтрэхгүй сэдвийг сонгоод имэйлийн гарчигт бичнэ үү.
Жишээлбэл, хэрэв та хамтран ажиллагсаддаа хугацаа дууссан тухай имэйл бичиж байгаа бол "Хүргэлтийн эцсийн хугацаа дууссан" гэсэн гарчигтай сэдвийг оруулж болно
Тэмдэглэл:
Хэрэв та боломжит ажилд орохоос татгалзсан тухай имэйл гэх мэт имэйлд хариу өгч байгаа бол шинэ захидал бичихийн оронд анхны имэйлд хариу бичээрэй.
Алхам 3. Имэйлээ эхлүүлж, аяыг тохируулахын тулд мэргэжлийн мэндчилгээ дэвшүүлээрэй
Имэйлээ албан ёсны мэндчилгээгээр нээгээрэй, ингэснээр таны имэйл мэргэжлийн түвшинд байгаа нь эхнээсээ тодорхой болно. Тухайн хүнтэй харилцах харилцаанд тохирсон мэндчилгээг сонгоорой. Жишээлбэл, хэрэв та Мэттью Смит нэртэй менежертэй нэр холбогдсон бол "Эрхэм Матт" гэх мэт имэйлээ эхлүүлж болно.
- Хэрэв та хүлээн авагчтай маш нээлттэй, энгийн харилцаатай бол "Хөөе Мэтт" гэх мэт зүйлийг хэлж болно.
- Хэрэв та хэзээ ч уулзаагүй хүн рүү имэйл бичиж байгаа бол 'Энэ нь хэнд хамаатай байж болох вэ?' Гэж эхэл.
- Хүлээн авахыг хүсч буй олон хүлээн авагчтай бүлгийн имэйлийн хувьд "Бүгд" гэж хэлээрэй.
Алхам 4. Имэйлийг ээлтэй байлгахын тулд богино зугаа цэнгэл нэмж оруулаарай
Хүлээн авагчтай мэндчилсний дараа имэйлийнхээ эхний мөрийг богино хугацаанд эсвэл тааламжтай солилцоо хийж, нөхөрсөг боловч мэргэжлийн гэдгээ харуулаарай. Богино байлгаж, имэйлийнхээ махыг авахаасаа өмнө 2-3 мөрт жижиг яриа бүү хий.
- "Таныг сайн байна гэж найдаж байна" эсвэл "Энэ имэйл таныг сайн олсон гэж найдаж байна" гэх мэтээр эхлүүлээд үзээрэй.
- Хэрэв таны харилцаа тэр хүнтэй энгийн байдлаар тохиолдвол та "Өнгөрсөн амралтын өдрүүдээр тоглолтонд сайхан өнгөрөөсөн гэж найдаж байна" гэх мэт хувийн нарийн ширийн зүйлийнхээ талаар дурдаж болно.
Алхам 5. И -мэйлийн үндсэн хэсэгт сэтгэл дундуур байгаагаа тодорхой бичээрэй
Та мэндчилгээ, богино зугаа цэнгэл бүхий имэйлийнхээ тайзыг тавьсны дараа сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэх бизнесээ эхлүүлээрэй. Тэдэнд юу мэдэрч байгаагаа тодорхой хэлээрэй, гэхдээ хэлээ албан ёсны байлгаж, доог тохуу, заналхийлэл, бүдүүлэг үг хэллэг ашиглахаас зайлсхийж, аль болох мэргэжлийн хүн шиг харагд. Бүх гомдлоо жагсааж, боломжтой бол имэйлийнхээ хэсгийг 1 догол мөрөнд үлдээгээрэй.
- Жишээлбэл, хэрэв танд боломжит ажил хийхээс татгалзсан бол та "Өөр чиглэлд явахаар шийдсэнээ сонсоод харамсаж байна. Би энэ боломжийг тэсэн ядан хүлээж байсан тул өөр хүн ажиллуулах шийдвэр гаргасандаа сэтгэл дундуур байна."
- Хэрэв та сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэхийн тулд хамт ажиллагч эсвэл ажилтанд хандаж захидал бичиж байгаа бол “Зарим бодлого, журмыг зохих ёсоор дагаж мөрдөөгүй байгаа нь надад анхаарал хандуулж байна. Бодлого нь ямар нэгэн шалтгаанаар байдаг тул тэдгээрийг үл тоомсорлосныг мэдэхэд сэтгэл дундуур байна."
Алхам 6. Имэйлд өөрийн хэл, өнгө аясыг хүндэтгэлтэй байлга
Сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэхийн тулд албан ёсны, хүндэтгэлтэй хэллэгийг ашиглаарай, хүлээн авагч таныг түүн рүү дайрч байгаа мэт сэтгэгдэл төрүүлэхгүй. Хэрэв үүнийг өөр хүн уншсан эсвэл олон нийтэд дэлгэсэн бол таны бичсэн бичлэгийг өөрийнхөө мэргэжлийн төлөөлөл болгохын тулд үүнийг хэрхэн хүлээж авахыг төсөөлөөд үз дээ.
- Хэрэв та ажилтан эсвэл менежер рүү имэйл илгээж байгаа бол таны имэйлийг бусад хүмүүстэй хуваалцах боломжтой тул таны бичсэн зүйл хүндэтгэлтэй, мэргэжлийн түвшинд байх нь чухал юм.
- Жишээлбэл, "Би таны асуудал гэж юу болохыг, процедурыг дагахаас яагаад татгалзаж байгаагаа ойлгохгүй байна" гэж хэлэхийн оронд "Өмнө нь ярилцсанчлан, журам нь хүн бүрийг ижилхэн байлгах зорилготой юм. хуудас тул тэднийг бүгд дагаж мөрдөх ёстой."
Алхам 7. И -мэйлээ эерэг тэмдэглэл болон үйлдлийн дуудлагаар дуусга
Уулзалт хийх, хүлээн авагчийг асуух зүйл байвал тан руу ирэхийг урих гэх мэт бодитой мэдээллийг оруулах замаар имэйлээ дуусга. Хэд хэдэн эерэг тэмдэглэлийг оруулаарай. Та баяртай байгаа зүйлээ дурьдах эсвэл тухайн хүнийг сайн хийсэн зүйлийнхээ төлөө магтаж байгаарай, ингэснээр та тэднийг доромжилж байгаа юм шиг санагдахгүй, харин тэдний ашиг сонирхлыг чин сэтгэлээсээ анхаарч байна.
- Жишээлбэл, та ярилцлага өгч буй хүндээ “Гэхдээ танай компанитай ярилцлага хийх боломж олгосонд талархаж байна. Ирээдүйд ямар нэгэн зүйл нээгдэх юм бол надад мэдэгдээрэй!"
- Хэрэв та ажилтан эсвэл хамтран ажиллагсад руугаа захидал бичиж байгаа бол дараах зүйлийг оролдоорой: “Та энэ тал дээр үнэхээр шаргуу ажиллаж байсныг чинь мэдэж байна, зөвхөн анхаарал хандуулахын тулд надад тулгарч буй асуудлыг танд хүргэхийг хүссэн юм. Ирээдүйд гарч болзошгүй аливаа асуудалд.”
Алхам 8. Имэйлийг илгээхээсээ өмнө чанга уншиж, хэрхэн сонсогдож байгааг сонсоорой
Та өөрийн имэйлийг бүхэлд нь чангаар уншиж, бичих, бичих дүрмийнхээ алдааг анзаарч, унших боломжтой болно. Хэрэв та ямар нэгэн алдаа, алдаа, үг хэллэг олсон бол түүнийгээ засаарай! Хэрэв таны дуу хэт зөөлөн эсвэл хэт ширүүн байвал хэлээ мэргэжлийн, гэхдээ хатуу байхаар тохируулаарай. Хэрэв та үүнд сэтгэл хангалуун байвал түүнийг зориулагдсан хүн рүү илгээнэ үү.
- Та имэйлээ илгээхээсээ өмнө найз эсвэл хамтран ажиллагсаддаа уншиж өгөх нь зүгээр юм шиг санагдах болно.
- Үг үсгийн алдаа эсвэл дутуу үгс нь таны имэйлийн нөлөөллийг үнэхээр алдагдуулж болзошгүй тул бичвэрээ уншихад цаг гаргаарай.
3 -ийн 2 -р арга: Албан ёсны гомдлын захидал бичих
Алхам 1. Компанид захидал илгээх эсвэл хариу өгөх боломжгүй байсан бол
Хэрэв та бүтээгдэхүүн эсвэл компанийн зан байдалд сэтгэл дундуур байгаа бол гомдлоо дэлгэрэнгүй бичсэн албан ёсны захидал бичих нь тэдэнтэй харилцах хамгийн мэргэжлийн арга юм. Хэрэв та өөр арга замаар хэн нэгэнтэй холбогдож чадаагүй бол сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлж, асуудлаа нарийвчлан тайлбарлахын тулд албан ёсны захидлыг хамгийн сүүлчийн арга болгон ашиглаарай.
Та мөн хэн нэгэнтэй холбоо барьж, асуудлаа ярилцах гэж оролдсон гэдгээ нотлох сүүлчийн оролдлого болгон захидал ашиглаж болно
Алхам 2. Эхний өгүүлбэрт асуудлаа тодорхой бичээрэй
Та сэтгэл дундуур байсан зүйлээ захидлынхаа хамгийн эхний өгүүлбэрт оруулаад шууд тайлбарла. Захидлынхаа өнгө аясыг тохируулахын тулд шууд, товч бөгөөд асуудал, гомдлоо тодорхой, мэргэжлийн түвшинд хэлээрэй.
- Жишээлбэл, хэрэв та компанид хандаж, танд нөлөөлсөн бодлогын талаар гомдол гаргах гэж байгаа бол "Би танай компанийн өгөөжийн бодлогод сэтгэл дундуур байгаагаа, сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлэхийн тулд бичиж байна" гэж эхэлж болно.
- Хэрэв та хүрч чадаагүй хэн нэгэнд захидал бичиж байгаа бол дараах зүйлийг эхлүүлээд үзээрэй: “Та хүрч чадаагүйгээс хойш миний барьцаа хөрөнгийн талаар миний асуултанд хариулж чадаагүйтэй холбогдуулан би энэ захидлыг бичиж байна. Та утсаар эсвэл имэйлээр."
Алхам 3. Захидлынхаа хэсгийг ашиглан өөрийн асуудалтай холбоотой дэлгэрэнгүй мэдээлэл оруулах боломжтой
Та сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлж, асуудлаа хэлснийхээ дараа захианыхаа үлдсэн хэсгийг ашиглан дэлгэрэнгүй мэдээлэл, захидлаа өргөжүүлж, бухимдлаа тайлбарлаарай. Асуудлаа шийдэхийн тулд хийсэн бүх арга хэмжээ, тусламж авахын тулд хийсэн хүчин чармайлтаа дурдаарай.
Зөвлөгөө:
Хэрэв та тэдэнтэй холбоо барихыг оролдсон эсвэл тэд таны санаа зовоосон асуудлыг шийдвэрлэх амлалт өгсөн бол тэдэнтэй холбоо барихыг оролдсон огноо, эсвэл тэд асуудлыг шийдвэрлэхээр шийдсэнээ дурд.
Алхам 4. Захидалдаа ууртай, доог тохуу, заналхийлсэн үг хэллэгээс зайлсхий
Захидлынхаа туршид хэл, өнгө аясаа албан ёсны, мэргэжлийн түвшинд байлга. Хараалын үг, заналхийлсэн үг хэллэг бүү ашигла, доог тохуу хийхээс зайлсхий.
- Хэрэв та шүүхэд хандахад захидал бичих шаардлагатай бол та өөрийгөө аль болох мэргэжлийн харагдуулахыг хүсч байна.
- Харааж зүхэх эсвэл хүчирхийллийн үг ашиглах нь таныг түрэмгий, мэргэжлийн бус мэт харагдуулна.
Алхам 5. Таны гомдолтой холбоотой аливаа баримт бичгийн хуулбарыг оруулна уу
Хэрэв танд нэхэмжлэлээ баталгаажуулсан зураг, гэрээ эсвэл бусад баримт бичиг байгаа бол тэдгээрийн хуулбарыг хийж захидалдаа хавсаргана уу. Таны гаргасан аливаа нэхэмжлэлд илүү хүчин төгөлдөр болохын тулд тэдгээрийг захидалдаа дурдсан эсэхээ шалгаарай.
Жишээлбэл, та захидалдаа "Бэлэн бүтээгдэхүүн ямар харагдаж байгааг харуулсан, сэтгэл хангалуун бус байгаа зургийг би хавсаргасан болно" гэх мэт зүйлийг хэлж болно
Алхам 6. Дүгнэлт хийснийхээ дараа холбоо барих мэдээллээ оруулна уу
Захидалдаа таны гол санаа зовоосон асуудлууд, тэдгээрийг шийдвэрлэхийн тулд хийхийг хүсч буй үйлдлүүдээ нэгтгэсэн догол мөрөөр төгсгөөрэй. Хэрэв та тухайн хүн эсвэл компанийг тантай холбогдож асуудлыг засах гэж оролдвол эсвэл асуудлыг цаашид хэлэлцэхийг хүсч байвал холбоо барих мэдээллээ доод хэсэгт оруулахаа мартуузай.
- Захидалд гарын үсэг зурж, "Таныг чин сэтгэлээсээ", "Хүндэтгэсэн", "Хүндэтгэсэн" гэх мэт нэрийн ард бичээрэй.
- Тантай холбогдохын тулд ашиглахыг хүсч буй утасны дугаар эсвэл имэйл хаягаа өгнө үү.
Алхам 7. Захидлыг баталгаажуулсан имэйлээр илгээж, гарын үсэг зурсан байх ёстой
Баталгаажсан захидал эсвэл хүлээн авагч гарын үсэг зурахыг шаарддаг захидал хүргэх сонголтыг ашиглаарай, ингэснээр та хүлээн авсан гэдгээ нотлох болно. Та тэдэнд захидал бичсэн гэдгээ нотлох эсвэл шүүхэд өгөх шаардлагатай байсан тохиолдолд баримтаа хадгалаарай.
3 -ийн 3 -р арга: Хэн нэгэнтэй мэргэжлийн түвшинд ярих
Алхам 1. Хэрэв та үүнийг бүртгэлд оруулахыг хүсэхгүй байгаа бол хэн нэгэнтэй шууд ярилц
Хэрэв та сэтгэл дундуур байгаагаа цаасан мөргүй, эсвэл дараа нь ярилцлагаа нарийвчлан судлахаас санаа зовохгүй байгаагаа илэрхийлэхийг хүсч байвал нүүр тулан ярилцах нь хамгийн зөв арга юм. Нэмж дурдахад, хэн нэгэнтэй шууд ярилцах нь түүний хариу үйлдлийг үнэлэх боломжийг олгодог бөгөөд хувийн мэдрэмжийг нэмэгдүүлдэг.
- Сэтгэл дундуур байгаа хүнтэй ярилцах нь ихэвчлэн илүү хурдан байдаг.
- Хэн нэгэнтэй ярилцах нь өөрийн биеийн хэл, дууны өнгө аясыг ашиглан өөрийн бухимдал, урам хугаралтыг илэрхийлэх боломжийг олгодог.
Алхам 2. Тухайн хүнтэй тантай ганцаарчлан уулзаж асуудлыг ярилцахыг хүс
Бусад хүмүүсээс хол байгаа хүнтэй ярилц, ингэснээр та ичгүүргүйгээр өөрийгөө чөлөөтэй илэрхийлж чадна. Хурал хийх газар, оффис, тэр ч байтугай кофе шоп гэх мэт хаа нэг газар уулзахаар төлөвлө.
- Тэдэнд ямар цаг, газар хамгийн тохиромжтой болохыг асуухын тулд тэдэнд утсаар эсвэл имэйл илгээгээрэй.
- Хэрэв та хувийн сэтгэл дундуур байгаагаа хэлж чадахгүй нөхцөл байдалд орвол аль болох мэргэжлийн түвшинд байж, тайван байдлаа хянаж байгаарай.
Зөвлөгөө:
Хэрэв та тэдэнтэй яаралтай ярилцах шаардлагатай бол тэдэнд “Танд хурдан мөч байна уу? Би чамтай ярих хэрэгтэй байна."
Алхам 3. Тэдэнд талархал илэрхийлж, яаж байгааг нь асууж яриагаа эхлүүлээрэй
Сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлж эхлэхээсээ өмнө цаг зав гарган тантай уулзаж, сэтгэл санааг нь үнэлж байгаад талархаж байгаагаа хэлээрэй. Тэднээс ямар байдалтай байгаа, тэд тантай энэ асуудлаар ярилцахад бэлэн байгаа эсэхийг асуу. Хэрэв тэд уурлаж, уурласан мэт санагдаж байвал тэднийг тайвшруулахыг хичээгээрэй, эсвэл дараа нь тэдэнтэй ярихыг хүлээгээрэй. Хэрэв тэд зүгээр юм шиг санагдаж байвал үргэлжлүүлээд асуудлаа эсвэл асуудлаа хэлэлцэж эхлээрэй.
- Баруун хөлөөрөө эхлэх нь яриа нь мэргэжлийн түвшинд явагдахад тусална.
- Жишээлбэл, та "Цаг гаргасанд маш их баярлалаа. Би удахгүй тийм зүйл хийхгүй, зүгээр л чамтай ямар нэгэн зүйл ярилцах хэрэгтэй байна."
Алхам 4. Гомдлоо тодорхой, шууд хэлээрэй
Тодорхой, сэтгэл хөдлөлгүй хэл ашиглахад яагаад сэтгэл дундуур байгаагаа хүмүүст хэлээрэй. Шууд, бодитой байж, сэтгэл дундуур байгаа бүх шалтгаанаа жагсааж бичээрэй, гэхдээ буруу үйлдлийнхээ жагсаалтаар тэднийг дарамтлахаас зайлсхий. Сэтгэл хөдлөлөө илэрхийлэхийн тулд тайван, мэргэжлийн хэлээр ярь, дуу хоолойгоо өндөрсгөх, бүдүүлэг үг хэлэхээс зайлсхий.
- Орилж, хараах нь таныг түрэмгий, мэргэжлийн бус мэт харагдуулна.
- Жишээлбэл, хэт их сэтгэл хөдлөлгүйгээр ямар сэтгэгдэлтэй байгаагаа хэлээрэй. Та иймэрхүү зүйлийг хэлж болно: “Та ийм зүйл хийх үед энэ нь надад хэрхэн нөлөөлж байгааг огт тоодоггүй юм шиг санагддаг, үнэнийг хэлэхэд энэ нь гомдмоор, урам хугардаг.
Алхам 5. Таныг уулзалтаа дуусгахаас өмнө асуух зүйл байвал асуугаарай
Та сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлж, үндэслэлээ тайлбарласны дараа тухайн хүнд ярих боломж өг. Тэднээс асуух зүйл байгаа эсэхийг асуугаарай, эсвэл тэдэнд хэлсэн зүйлийнхээ талаар ойлгомжгүй байгаа тул ямар ч будлиан гарахгүй. Дараа нь яриагаа дуусгахаас өмнө тантай уулзсанд дахин талархал илэрхийлье.
Боломжтой бол ирээдүйд хийх шийдлүүд эсвэл сайжруулалтыг санал болго
Зөвлөмж
- Уурлаж байхдаа хэзээ ч имэйл бичих, захидал бичих, ярилцах хэрэггүй. Толгойгоо цэвэрхэн байлгахын тулд эхлэхээсээ өмнө өөрийгөө тайвшруулахын тулд хэдэн амьсгал аваарай.
- Бусад хүмүүсийн өмнө хэн нэгэнтэй ярилцахаас зайлсхий. Тэднийг ганцаарчлан ярилцаж, уулзах боломжтой болтол хүлээнэ үү.
