Хувийн файлууд амархан, хурдан эмх цэгцгүй болно. Таны файлууд эмх цэгцгүй болох тусам ирээдүйд дахин олоход хэцүү байх болно. Хувийн файлуудаа хялбархан хайх, хуулах ажлыг хөнгөвчлөхийн тулд хэсэг хугацаа зарцуулж, зохих ёсоор зохион байгуулах хэрэгтэй болно. Таны ашиглах яг систем нь танд хамаарна. Гэсэн хэдий ч хувийн файлын зохион байгуулалтын зарим үндсэн аргууд байдаг бөгөөд та файлуудаа эмх цэгцтэй болгоход туслах болно.
Алхам
4 -ийн 1 -р хэсэг: Байгууллагын үндсэн аргуудыг ашиглах
Алхам 1. Үүнийг энгийн байлгаарай
Бүртгэлийн системийг бий болгохын гол зорилго бол өөрийгөө илүү хялбар болгох явдал юм. Та системийг хэтэрхий төвөгтэй, ойлгомжгүй болгохоос зайлсхийхийг хүсч байна. Системээ аль болох энгийн байлгах нь танд ажиллахад шаардлагатай бичиг баримтыг хялбархан бүрдүүлэх эсвэл татаж авахад тусална.
- Зөвхөн хэрэгтэй зүйлээ л гаргаж өг. Хэт их хадгалах нь таны системийг эвгүй байдалд оруулж, ашиглахад хэцүү болгодог.
- Файлын системдээ шаардлагагүй нарийн төвөгтэй байдлаас зайлсхий.
- Шаардлагагүй болсон файлуудаа хая.
Алхам 2. Системийнхээ гүнийг зөв хэмжээгээр ашиглаарай
Файлуудаа багтаахын тулд маш олон янзын ангилал, дэд категориудыг бий болгох нь сонирхолтой байж магадгүй юм. Гэхдээ зөвхөн өргөн түвшний ангилал хийж, шаардлагатай хэмжээгээр нь ашиглах нь зүйтэй. Хэт олон ангилал үүсгэх нь бөглөх, үр ашиггүй файлын системийг бий болгоход хүргэдэг. Тогтвортой ажиллахын тулд өөрийн системд зохих хэмжээний зохион байгуулалтын гүнийг бий болгосон эсэхээ шалгаарай.
- Системдээ хэт нарийвчилсан дэд ангилал гаргахаас зайлсхий. Жишээлбэл, "Хүлээн авалт, хоол хүнс, талх" нь ашиг тустай байхын тулд хэтэрхий нарийвчилсан байх болно.
- Сар бүр эсвэл долоо хоног тутамд хүлээн авах категоритай байх нь таны мэдүүлгийн системд илүү тохиромжтой байж магадгүй юм.
- Үйлчлүүлэгчдэд зориулсан хэсэг байх, дараа нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуулах нь үр дүнтэй гүнзгий түвшний жишээ юм.
Алхам 3. Файлуудаа олоход хялбар болго
Ямар нэгэн зүйл хаана хадгалагдаж байгааг танд мэдэгдэхуйц харааны дохио өгөх нь таны мэдүүлгийн системд ихээхэн ашиг тусаа өгөх болно. Файлын системийнхээ хэсгүүдийг тодорхой болгох нь нэг зүйл эсвэл файлыг хурдан олоход тусална. Файлуудаа онцлохдоо дараах зөвлөгөөг санаарай.
- Өнгөт хавтас ашиглан тодорхой ангилал эсвэл хэсгийг зааж өгнө үү.
- Өнгө, тэдэнд оноосон категорийн жагсаалтыг гартаа байлгахыг хичээгээрэй.
- Файлуудаа шошголохын тулд шошго үйлдвэрлэгч ашиглана уу.
- Фолдеруудынхаа зүсэлтийг хянаж байгаарай. Ангилал эсвэл хэсэг бүрт зөвхөн нэг хавтас хайчилж үзээрэй.
Алхам 4. Танд хэрэгтэй файлын савны төрлүүдийн талаар бодоорой
Файлуудаа цэгцлэхийн өмнө тэдгээрийг оруулах ямар нэгэн зүйл хайх хэрэгтэй болно. Чухам ямар төрлийн файлын контейнер ашиглах нь таны хадгалах ёстой файлуудын хэмжээ, тэдгээрийн ач холбогдол, баримт бичгийн хэмжээ, тэдгээрт хандах давтамж зэргээс шалтгаална. Аль файлын контейнер танд тохирох талаар олж мэдэхийн тулд эдгээр зөвлөмжийг анхаарч үзээрэй.
- Хэрэв танд маш чухал бичиг баримт хадгалах шаардлагатай бол галд тэсвэртэй хадгалах сав худалдаж авах талаар бодож үзээрэй.
- Андеррайтеруудын лабораторийн битүүмжлэлийг контейнерээс олж авбал энэ контейнер нь Фаренгейтийн 1700 градусын температуртай галд нэг цаг орчим хугацаанд таны файлуудыг хамгаалах болно гэдгийг илтгэнэ.
- Ердийн файлуудын хувьд та үндсэн файлын шүүгээ худалдаж авахыг хүсч болно. Мэдрэмтгий эсвэл нууц файлуудын хувьд илүү найдвартай хадгалах шүүгээ эсвэл сейф худалдаж авах талаар бодож үзээрэй.
- Та өргөдлийн контейнерт таны бүх файлыг хадгалах хангалттай зай байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй.
- Хэрэв танд ер бусын хэмжээтэй баримт бичиг байгаа бол тэдгээр нь таны хадгалах саванд багтах эсэхийг шалгаарай. Жишээлбэл, хууль ёсны хэмжээтэй баримт бичиг нь шаардлагатай фолдерын хэмжээ, хадгалалтын хэмжээ зэрэгт нөлөөлж болно.
4 -р хэсгийн 2 -р хэсэг: Баримтаа бүрдүүлэх
Алхам 1. Бүх бичиг баримтаа цуглуул
Бичиг баримтаа цэгцэлж эхлэхээс өмнө та бүх бичиг баримтаа өмнө нь тавьж байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Таны файлууд хэрхэн зохион байгуулагдаж, эмх цэгцтэй байгаа талаар санаа зовох хэрэггүй. Одоогоор хадгалагдах шаардлагатай гэж үзсэн бүх бичиг баримтаа цуглуулж, эрэмбэлэхэд бэлэн байгаарай.
- Өмнө нь эрэмбэлсэн хуучин баримт бичгүүдийг гаргаж аваарай. Та тэдгээрийг үүсгэж буй шинэ системтэйгээ нийцүүлэхийн тулд тэдгээрийг дахин зохион байгуулахыг хүсч магадгүй юм.
- Та сүүлийн үеийн бүх бичиг баримтаа цуглуулж, цэгцлэхэд бэлэн байгаа эсэхийг шалгаарай.
Алхам 2. Файлуудаа идэвхтэй болон архивлах зүйл болгон эрэмбэл
Файлуудаа зохион байгуулахдаа тэдгээрийг ажиллах шаардлагатай файлууд болон хадгалах ёстой архивын файлууд гэсэн үндсэн хоёр ангилалд оруулах нь тустай байж болох юм. Энэ нь танд илүү олон удаа ашигладаг файлд хандаж, шууд хандах шаардлагагүй файлуудаа хадгалахад тусална.
- Идэвхтэй файлууд нь танд байнга хандах, лавлах эсвэл өөр хэлбэрээр хандах шаардлагатай бичиг баримт юм.
- Архивын файлууд нь ойрын ирээдүйд шаардлагагүй боловч хадгалах шаардлагатай баримт бичиг юм.
Алхам 3. Өөрийн системд тохирох категориудыг үүсгэж, тэмдэглээрэй
Файлуудаа нэг дор цуглуулсны дараа та тэдгээрийг хурдан тоолох боломжтой. Та файлуудаа хянаж байх үедээ ерөнхий ангилалд багтах боломжтойг анхаарна уу. Файлууддаа ашиглах үндсэн зохион байгуулалтын системийг бий болгохын тулд эдгээр ангиллыг бичнэ үү. Тэдгээрийн аль нэгийг ашиглахыг хүсч байгаагаа мэдэхийн тулд эдгээр нийтлэг категорийн заримыг харна уу.
- Төрсний гэрчилгээ, нас барсны гэрчилгээ эсвэл гэрлэлтийн бичиг баримт гэх мэт дэд ангилал бүхий хууль ёсны бүртгэл.
- Таны өнгөрсөн санхүүгийн хураангуй, зээлийн картын мэдээлэл, зээлийн тайлан эсвэл жилийн санхүүгийн хураангуйг агуулсан санхүүгийн баримт бичиг.
- Эд хөрөнгийн бүртгэл.
- Диплом, хөдөлмөрийн дэвтэр, эрүүл мэндийн дэвтэр, даатгалын бодлого гэх мэт хувийн баримт бичиг.
Алхам 4. Урт хугацааны хадгалалтын баримт бичгийг хуулж ав
Архивын файл гэж тэмдэглэсэн баримт бичгээ урт хугацааны хадгалах саванд хийнэ үү. Эдгээр файлуудад байнга хандалт хийх боломжгүй байдаг тул тэдгээрийг татаж авахын тулд файлын системд зохих ангилалд оруулсан эсэхийг шалгаарай. Архивын файлууд нь таны бүрдүүлсэн болон зохион байгуулагдсан баримт бичгийн дийлэнх хувийг бүрдүүлэх магадлалтай.
- Удаан хугацааны хадгалалтын санг хоёр төрөлд хувааж болно: байнгын файлууд ба "үхсэн" файлууд.
- Байнгын файлууд нь боловсролын бичиг баримтууд, хөдөлмөр эрхлэлтийн бичиг баримтууд эсвэл бусад чухал баримт бичгүүдийг багтаасан байж магадгүй юм.
- "Үхсэн" файлууд нь танд дахин хандах шаардлагагүй баримт бичиг юм. Хуучин татварын бүртгэлүүд энэ ангилалд багтах боломжтой. Гэхдээ татварын тайланг долоон жилийн турш хадгалах ёстой гэдгийг санаарай.
Алхам 5. Одоогийн баримт бичгээ идэвхтэй баримт бичгийн хэсэгт оруулна уу
Таны байнга ашигладаг эсвэл хянаж үзэх шаардлагатай байгаа баримтуудыг идэвхтэй баримт бичгийн хэсэгт оруулах ёстой. Таны файл бүрдүүлэх системийн энэ хэсэг нь архивлахад бэлэн биш байгаа баримт бичигт хурдан хандах боломжийг танд олгоно. Дараахь зүйл бол ашиглах боломжтой хамгийн түгээмэл дөрвөн баримт бичгийн ангилал юм.
- Таны анхаарах шаардлагатай бичиг баримтууд.
- Унших эсвэл хянан үзэх шаардлагатай хэвээр байгаа баримт бичиг.
- Та төлөх ёстой төлбөрүүд.
- Урт хугацааны хадгалалтад шилжихэд бэлэн болсон баримт бичиг.
4 -ийн 3 -р хэсэг: Цахим файлуудыг зохион байгуулах
Алхам 1. Өргөн ангилалаар эхэлж, дараа нь илүү тодорхой болгох
Яг л өөрийн физик файлуудын нэгэн адил та өөрийн файлуудын тохирох хамгийн өргөн ангилалаас эхлэхийг хүсч байна. Жишээлбэл, хэрэв та бие даасан гэрээт гүйцэтгэгч бол файлуудаа ажил олгогчийн зохион байгуулалтаар зохион байгуулж болно. Өөрөөр хэлбэл тус бүрдээ нэг хавтас үүсгэнэ. Дараа нь та файлуудаа өргөн ангилал болгон дотроос нь жижиг файл болгон хуваах хэрэгтэй. Энэ нь таны ажил олгогчийн хавтасыг ажил олгогчтой хийсэн төсөл бүрийн талаархи мэдээллийг агуулсан өөр хавтсанд хувааж болно гэсэн үг юм.
- Өргөн ангилал болгонд тууштай байх талаар бодож үзээрэй. Энэ нь таны файлуудыг олоход хялбар болгоно. Жишээлбэл, та төсөл бүрийн дэд хавтсанд "төслийн баримт бичиг", "тооцоо", "харилцаа холбоо" гэх мэт файлуудыг агуулж болно.
- Хэрэв та файлуудад илүү хялбар эсвэл хамааралтай санагдаж байвал та хавтасыг жил бүр зохион байгуулж болно.
Алхам 2. Цахим хэлбэрээр байхгүй файлуудаа сканнердах эсвэл татаж авах
Бүх файлуудаа цахим хэлбэрээр нэг дор хадгалах нь ашигтай байх болно. Цаг хугацаа шаардагдах хэдий ч та аль болох олон тооны биет баримт бичгээ сканнердахыг хичээх хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр тэдгээрийг электрон хэлбэрээр хадгалах, хуулбарлах боломжтой болно. Нэмж дурдахад, хэрэв танд файлууд дахин хэрэгтэй бол хостинг вэбсайтад нэвтрэх боломжгүй болсон тохиолдолд бусад газраас онлайнаар хадгалагдсан файлуудыг татаж авахаа мартуузай. Эдгээр файлуудыг бусадтай адил зохион байгуул.
Алхам 3. Файлууддаа тодорхой нэр өг
Файлын нэрс нь ойлгомжтой, өвөрмөц байх ёстой. Өөрөөр хэлбэл, та файлынхаа нэрийг харж, дотор нь юу агуулагдаж байгааг шууд мэдэж байх ёстой. Огноо, файлыг агуулсан фолдеруудын тэмдэглэгч, хувь хүний тайлбарлагчийг оруулаад үзээрэй. Жишээлбэл, таны үйлчлүүлэгч X Corp -д зориулж 2016 оны 6 -р сард үүсгэсэн тооцооны файлыг "0616_XCorp_Invoice_2" гэж нэрлэж болно. Энэ нь файлыг нээхэд цаг зав гаргахгүйгээр яг юу агуулж байгааг мэдэх боломжийг танд олгоно.
Та файлуудаа нэрлэхийн тулд ямар систем ашиглаж байгаагаас үл хамааран үүнийг тогтмол хийх хэрэгтэй. Та системийг сонгосныхоо дараа түүнийг дагаж мөрдөх; Дараа нь буцаж очоод бүх файлуудынхаа нэрийг өөрчлөхөд хэцүү байх болно
Алхам 4. Файлуудаа байнга нөөцлөөрэй
Цахим файл хөтлөх гол аюул нь таны мэдээлэл компьютерийн ослын улмаас алдагдах эрсдэлтэй байдаг. Файлуудаа онлайн нөөцлөх үйлчилгээ, CD эсвэл гадаад хатуу диск рүү тогтмол нөөцлөх замаар үүнд бэлэн байгаарай. Эдгээр хадгалах төхөөрөмжийг файлуудаа шошголсон шигээ шошголохоо мартуузай. Хэрэв танд гадны хөтөч эсвэл CD байгаа бол гал түймэр, байгалийн гамшигт өртөхөөс урьдчилан сэргийлэхийн тулд тэдгээрийг үндсэн оршин суугаа газраасаа холгүй аюулгүй газар хадгална уу.
4 -р хэсгийн 4: Бүртгэлийн системээ хадгалах
Алхам 1. Системээ үргэлжлүүлээрэй
Бөглөх системийг бий болгосны дараа та үүнийг хүссэнээрээ ашиглахыг хүсэх болно. Хэт хол хоцрох, бөглөх шаардлагатай зүйлсийг үл тоомсорлох эсвэл зохисгүй бөглөх зэрэг нь таны оруулсан хүнд хүчир ажлыг үгүй хийх болно. Та өөрийн системд нийцүүлэн ажиллаж байгаа эсэхээ шалгаарай.
- Хааяа байрандаа байхгүй файл хайх нь таны системийг эмх цэгцтэй байлгахад тусална.
- Идэвхтэй баримт бичгээ архивын баримт бичгийн санд оруулахаа бүү мартаарай.
Алхам 2. Хуучин файлуудыг устгах
Зарим файлыг удаан хугацаагаар хадгалах шаардлагатай байдаг. Гэсэн хэдий ч, таны файлын систем хязгаарлагдмал хэмжээтэй байх бөгөөд шаардлагагүй файлуудыг тогтмол устгахыг шаардах болно. Файлын системээ тогтмол хог хаях нь энэ системийг эмх цэгцтэй, хэвийн ажиллуулахад тусална.
- Хуучин санхүүгийн олон баримт бичгийг олон жилийн турш хадгалах шаардлагатай болно.
- Хуучин төсөв, санхүүгийн тайлан эсвэл жилийн бодлогыг зөвхөн нэг жилийн хугацаанд хадгалах шаардлагатай байж магадгүй юм.
- Хуучин файлуудыг устгаснаар ирж буй баримт бичигт орон зай бий болно.
- Шаардлагагүй файлуудаас салах нь танд хэрэгтэй бичиг баримтыг олоход хялбар болгоно.
- Цахим файлд мөн адил хамаарна. Өмнөх төслүүдээс давхардсан, хуучирсан, шаардлагагүй баримт бичгийг устгах.
Алхам 3. Хуучин электрон файлуудыг архивлах
Холбогдох хэвээр байгаа эсвэл хэзээ нэгэн цагт эргэж очих боломжтой хуучин файлуудыг архивлах боломжтой. Энэ нь тэдгээрийг стандарт мэдүүлгийн системээсээ хол байлгах боловч зохион байгуулалттай, хүртээмжтэй байлгахыг хэлнэ. Архивлагдсан файлуудад нэмэлт өргөн категорийг тохируулах талаар бодож үзээрэй. Ашиглагдаагүй файлуудыг дэд хавтасны форматтай хэвээр нь энэ хавтас руу зөөнө үү. Хэрэв та архивлагдсан файлуудаа файлынхаа дэлгэцэн дээр байлгахгүй байхыг хүсвэл файлын нэрний өмнө "z" үсгийг байрлуулж, таны үсгийн дарааллын доод хэсэгт очоорой. Жишээлбэл, та үүнийг "z_archive" эсвэл үүнтэй төстэй зүйл гэж нэрлэж болно.
Алхам 4. Өөрийн мэдүүлгийн системийг оновчтой болгох
Файлуудаа эмх цэгцтэй байлгаж, хадгалах нь хувийн зохион байгуулалтын хувьд тустай байж болно. Гэсэн хэдий ч таны мэдүүлгийн системийг сайжруулах боломж үргэлж байх болно. Бүртгүүлэх системтэйгээ үргэлжлүүлэн ажиллаж байхдаа үүнийг илүү үр дүнтэй болгохын тулд хийж болох сайжруулалтыг анхаарч үзээрэй.
- Та ашиглаагүй байгаа ангиллуудаасаа салахыг хүсч магадгүй юм.
- Хэт их ашигласан мэт санагдаж буй категориудыг жижиг ангилалд хуваах шаардлагатай болж магадгүй юм.
